Créer un Extranet : avantages et limites
Vous souhaitez créer un Extranet ou envisagez de refondre une application métier déjà existante ?
Si un tel projet ne manque pas d’intérêts, certaines précautions doivent toutefois être prises pour éviter certains pièges.
Pourquoi créer un Extranet ?
Un Extranet est une application métier extension du système d’information d’une société à l’usage de ses partenaires (clients, fournisseurs…). Il a pour objectif de leur donner accès à certaines informations techniques ou relatives à la gestion de l’entreprise afin qu’ils coordonnent leurs activités.
Les exemples de projet Extranet sont nombreux. Il peut notamment s’agir de :
- proposer un catalogue de vos produits et services,
- donner un accès à vos factures ou à la gestion de vos stocks,
- mettre en place un programme de fidélité,
- automatiser un processus de gestion avec plusieurs interlocuteurs.
Les avantages d’un projet Extranet
Les Extranets reposent, dans la plupart des cas, sur des technologies web. L’avantage est donc qu’il n’y a aucun logiciel à installer : l’accès à l’Extranet se fait simplement par le biais d’une connexion sécurisée avec un mot de passe, et ce, depuis n’importe où.
L’Extranet est simplement un type d’application web, dont la particularité est qu’il est pensé pour un besoin « métier » spécifique. On parle aussi d’application métier.
Au-delà de la facilité d’accès, créer un Extranet présente plusieurs intérêts pour une entreprise, parmi lesquels :
- faciliter le partage des informations,
- gagner en productivité, en évitant par exemple une double saisie,
- sécuriser les transactions grâce à la connexion sécurisée par un mot de passe.
Les contraintes d’une application métier Extranet
Créer un Extranet est un projet difficile qui peut présenter certaines contraintes. Pour que celles-ci ne bloquent pas l’avancée du projet, il est important de les prendre en compte dès le début de votre réflexion.
- Des contraintes sur l’aspect et la prise en main de l’outil métier
L’Extranet est l’interface entre une entreprise et ses partenaires. Il s’agit à la fois d’un outil de travail et d’un vecteur d’image de votre entreprise. Une attention particulière doit de ce fait être portée à l’ergonomie, pour offrir un outil de travail efficace, mais aussi au design, pour donner une image positive de votre société.
En plus de devoir construire un outil beau et pratique, une troisième contrainte s’ajoute au projet de création d’un Extranet : il faut souvent concevoir et/ou tester cette application sans avoir recours aux utilisateurs finaux. En effet, la plupart du temps, ces utilisateurs sont des clients ; il est donc difficile de les solliciter.
- Des contraintes liées à la facilité d’usage et d’apprentissage
Le temps qui peut être consacré par les partenaires à l’apprentissage de l’outil métier est forcément court. L’utilisateur doit pouvoir trouver facilement et sans se poser trop de questions tous les éléments nécessaires à son travail.
Certains processus sont cependant complexes par nature et imposent des développements spécifiques. Comment faire en sorte de prendre en compte la complexité du domaine tout en proposant un Extranet simple d’utilisation ?
La solution : Il faut réduire l’application à l’essentiel, mais seulement à première vue ! L’application métier doit ainsi proposer des fonctionnalités simples à la plupart des utilisateurs et des fonctionnalités avancées qui ne s’affichent que pour les utilisateurs les plus chevronnés.
Les pièges à éviter en créant un Extranet
S’il peut être tentant d’utiliser des solutions préexistantes (outils internes de type Windows, ou site web classique) pour créer un Extranet, le copier-coller est une fausse bonne idée.
En effet, si les outils internes comme une base Access sont utilisés par des utilisateurs internes, les partenaires extérieurs n’auront pas forcément la même facilité à s’en servir, notamment du fait de leur manque de formation et de leur utilisation moins fréquente.
De la même façon, le fonctionnement d’un site web classique est rarement adapté au domaine des applications métiers.
Ainsi, s’il est intéressant de procéder par étapes pour passer une commande sur un site e-commerce, afin d’engager le client dans le processus de vente en proposant plusieurs formulaires simples, créer un Extranet avec une fonctionnalité découpée en plusieurs étapes peut faire perdre beaucoup de temps à vos utilisateurs, et de finir par les agacer.
Vous souhaitez créer un Extranet pour votre entreprise ou tout autre application métier ?
N’hésitez pas à prendre contact avec les équipes de The Coding Machine.
