Le diagnostic est tombé : votre projet est planté. Pas de panique, on vous donne 3 méthodes pour vous aider à mettre en place un plan d’action et sauver votre projet.

LES MÉTHODES DE SAUVETAGE

Méthode 1 : Ne pas avoir peur de supprimer le problème
Si les problèmes ont une origine technique, l’application développée sera difficile à sauver. La correction d’erreurs graves de conception de l’architecture est souvent très couteuse, il est parfois préférable de reprendre le développement « from scratch ».
Méthode 2 : Gérer les problèmes périphériques
Si l’application mérite d’être sauvée, il faut parfois s’attaquer aux problèmes humains. Une méthode assez délicate à entreprendre lorsque des sentiments négatifs sont engagés. Il est préférable de faire preuve de bon sens et de pragmatisme en adoptant des solutions efficaces :

• Se désengager de son prestataire
• Faire une pause pour se réorganiser
• Changer les équipes et redonner un second souffle
• Morceler les problèmes et relancer le développement par étape

Méthode 3 : Gérer les problèmes techniques
Pour gérer vos problèmes techniques, on vous propose une méthode simple à partager et facile à appliquer qui est de classez les risques et les actions en fonction de ces 4 critères :  

• Impact : le coût associé à la survenance du risque
• La probabilité de survenance du problème
• Le coût associé à la mise en place d’un correctif
• La catégorie associée au risque (architecture, sécurité du code, …)

Il suffit ensuite de monter un quadrant avec en abscisse : impact*probabilité et en ordonnée la complexité de mise en place du correctif.

CAS PRATIQUE : UNE MAUVAISE ARCHITECTURE 

Le projet

Notre client nous a sollicité pour la création d’un système de gestion électronique de documents (ou GED) suite à la dématérialisation de ses correspondances avec ses clients.
Le projet comprenait :

• l’externalisation de l’ouverture et de la numérisation du courrier
• sa distribution sous forme dématérialisée à travers une application qui gérait les workflows de demandes client.

Notre intervention

Les retards accumulés pendant le développement et les dysfonctionnements constatés nous ont amené à conduire un audit, d’analyser finement l’application et dessiner le périmètre d’un plan de sauvetage.

Les problèmes détectés

L’architecture de la solution ne convenait pas au besoin du client. Les données étaient distribuées dans deux bases de données distinctes. S’ajoutant à cela, le prestataire était parti d’un outil open-source et d’une technologie qu’il ne maîtrisait pas.
Résultat : l’application était instable avec des temps de réponse difficiles à supporter par les utilisateurs et menant parfois à des arrêts de production de plusieurs jours.

Les solutions apportées 

Le processus de build et l’utilisation systématique de caches et sessions ont permis de consolider l’application sans remettre en cause les fondements de l’outil.
L’industrialisation des développements, la mise en place de bonnes pratiques ainsi que le lancement de tests automatisés pour garantir les non régressions ont assuré la stabilité de l’application dans la durée.

Pour aller plus loin dans votre démarche, consultez notre livre blanc

TheCodingMachine vous livre quelques règles pour réussir son cahier des charges web.

L’idée est claire dans votre tête, mais encore faut-il vous faire comprendre et vous assurer un rendu fidèle à vos attentes. Vous vous lancez dans la rédaction de votre cahier des charges, mais catastrophe… personne ne vous comprend !

Donnez du contexte et réfléchissez à vos objectifs

Dans votre cahier des charges web, vous pouvez présenter beaucoup d’éléments permettant au prestataire de comprendre votre besoin :

• Apportez un contexte : se présenter permet aux différentes parties prenantes, décrire précisément pourquoi vous souhaitez vous lancer dans ce projet va permettre au prestataire de mieux s’approprier le projet et parfois de proposer des solutions pertinentes.
• Adoptez une approche en entonnoir : partez de votre histoire, votre vision, votre stratégie, jusqu’à définir vos objectifs et vos performances actuels sur votre site web.  
• Pensez aux contraintes : en définissant le contexte et comment vous souhaitez avancer avec votre prestataire.
• N’oubliez pas la créa : définissez vos objectifs marketing (conversion, fidélisation, notoriété), le comportement de vos cibles et votre identité (charte graphique, ton à employer).

Définissez clairement votre besoin

Décrire son besoin n’est pas une mince affaire. D’autant que les manières de l’exprimer peuvent prendre beaucoup de forme. Vous pouvez par exemple utiliser des mockups (comme par exemple balsamiq), des schéma illustrant les différents parcours de vos utilisateurs… Ce qui est sûr, c’est que plus vous détaillerez (selon vos moyens) cette partie, plus le prestataire pourra vous faire une réponse pertinente !

Un site web englobe un certain nombre de fonctionnalités répondant à des besoins utilisateurs spécifiques. Il faut donc donner de la réalité à votre projet avec une description exhaustive de la structure que vous souhaitez lui donner.

Définissez les grands blocs fonctionnels en vous basant sur les besoins des utilisateurs et les fonctionnalités nécessaires pour piloter votre activité. Catégorisez vos besoins selon la navigation d’un internaute et détaillez au maximum les fonctionnalités. N’ayez surtout pas peur d’en faire trop !

Décrivez le chemin de navigation et pensez au positionnement de vos pages. Il est indispensable de se poser les bonnes questions sur les fonctionnalités et les contenus de chaque page pour garder une certaine cohérence. N’hésitez pas à prendre exemple sur d’autres sites.

N’hésitez pas non plus à hiérarchiser vos différents besoins. Cela va vous permettre de définir différentes versions dans le temps et donc d’avoir une approche MVP qui est souvent plus pertinente.

N’hésitez pas à aborder les questions techniques

La solution technique de votre projet doit attirer toute votre attention même si c’est compliqué. C’est ce qui vous permettra d’avoir un site fonctionnel, fidèle aux besoins des utilisateurs et qui optimise votre référencement naturel.
Posez-vous les bonnes questions : Quels outils d’analyse marketing je souhaite utiliser ? Mon site doit-il être responsive ? Comment modéliser mon tunnel de transformation ?  

Enfin, pensez à l’architecture technique. Si vous avez une préférence pour une solution technique (un CMS par exemple) ou vous souhaitez privilégier un environnement cible (LAMP ou Windows), dites-le. Autrement, le prestataire risque de vous répondre avec les technologies qu’il privilégie et vous ne pourrez pas comparer les différentes offres.

Faut-il se faire accompagner ?

Bien que TheCodingMachine puisse vous accompagner dans la rédaction de votre cahier des charges web, cela n’est pas forcément pertinent. En effet, vous astreindre à rédiger vous-même votre cahier des charges web va vous permettre de vous approprier le sujet. Vous saurez ainsi beaucoup mieux ce que vous souhaitez faire, vous en comprendrez beaucoup mieux les enjeux. Ainsi le dialogue avec votre futur prestataire va être plus constructif et vous en retirerez certainement beaucoup plus de valeur.

Comme vous avez pu le constater, rédiger un cahier des charges web n’est pas simple mais indispensable !

Pour faire un tour complet de la question, n’hésitez pas à télécharger notre livre blanc ici ou en cliquant sur l’image ci-dessous.

Il faut se rendre à l’évidence, un projet n’est jamais sans risque, le danger se cache dans les moindres recoins. Mais le risque n’est pas synonyme d’échec, il est toujours susceptible d’être géré. Le tout est de savoir l’identifier à chaque étape clé du projet, de le définir et d’y apporter une réponse.

APPRENEZ À DÉFINIR VOTRE BESOIN

Tout projet débute par l’élaboration d’un cahier des charges. Véritable fil rouge pour la suite des opérations, il se doit donc d’être clair et facilement interprétable. ll sert de point de repère entre les différents acteurs du projet et doit donc respecter un certain nombre de règles.
Vous ne savez pas si votre document est trop complexe ou au contraire pas assez complet ? Vous pouvez télécharger notre modèle pour vous aider.
Côté technique, si vous n’avez pas de solides compétences, n’hésitez pas à faire appel à un prestataire. La conception sera facilitée et il saura concevoir la solution la plus adaptée tout en évitant les erreurs. Gardez tout même un œil sur cette partie et donc la main sur votre projet ! Vous serez ainsi à même de pouvoir apporter des recommandations solides et viables.

FONCTIONNALITÉS, NE VOYEZ PAS TROP COMPLEXE… 

Le risque se crée et s’alimente en voyant trop grand dès le début. Plus le périmètre est large, plus vous apportez de la complexité et vous laissez de la place au risque. Avancez progressivement dans votre projet.
Commencez par concevoir de petites fonctionnalités qui pourront par la suite être améliorées et/ou auxquelles vous pourrez ajouter des fonctionnalités supplémentaires, plus complexes.
Pour bien démarrer un projet, il est indispensable de valider les spécifications techniques, c’est un gage de bonne compréhension du projet. Le développement sera la résultante de ces documents. Enfin, le lotissement de la solution doit être logique et compréhensible, l’ensemble doit pouvoir être fonctionnel.

VOUS POUVEZ ENFIN PASSER AU DÉVELOPPEMENT

Votre cahier des charges est prêt, vous vous êtes mis d’accord sur la conception, il est temps de passer à l’action et d’entrer dans la phase de développement. Mais vous entrez aussi dans un terrain miné où il est préférable d’y venir préparé.
Vous devez suivre scrupuleusement cette étape afin d’avoir une vue d’ensemble des différentes opérations. Fixez des points d’avancement réguliers afin de limiter les retards de production et d’impacter les compétences techniques des architectes et développeurs de la solution.
Dans la même logique, la transmission d’informations doit être continue. La communication est essentielle : les risques et leur gestion doivent être détaillés et partagés aux parties prenantes afin d’anticiper au maximum les obstacles rencontrés.
Aussi, la phase de développement d’un projet est souvent synonyme de périodes trop longues sans implication des utilisateurs. Pour parer à ce risque, prévoyez des recettes intermédiaires.

MISE EN PLACE DE LA SOLUTION, ÇA Y EST, VOUS ÊTES SUR LA DERNIÈRE LIGNE DROITE !

Votre projet est sur le point d’être lancé ! Ce n’est pas le moment de foncer tête baissée mais gardez toujours à l’esprit que les dernières failles peuvent tomber avant d’atteindre la ligne d’arrivée.
Impliquez-vous dans la recette du projet, pensez à réaliser des cahiers de tests et à créer des jeux de données pour tester les éléments de votre projet. Cela vous évitera d’avoir de mauvaises surprises une fois le lancement réalisé.
Prévoyez un environnement et un dimensionnement adéquat pour une utilisation optimale de votre application. Une mauvaise gestion ou prévision de l’utilisation des serveurs ou de l’infrastructure réseau risque de ralentir votre projet et/ou d’y apporter des coûts supplémentaires.
Il est ainsi préférable de séparer les développements de la production qui est elle responsable de la mise en place des serveurs, de l’environnement et de la gestion des sauvegardes.
 

Le risque peut apparaître à chaque étape du projet : une trop grande accumulation et une réaction trop lente peuvent rendre son sauvetage plus compliqué, voire le noyer complètement.

Notre expertise nous a permis d’identifier un certains nombre de signaux de risques et d’anticiper les actions humaines et techniques nécessaires pour éviter un échec et sauver un projet.  Il est donc indispensable de vous entourer des bonnes personnes en choisissant un prestataire fiable et qui saura structurer la réponse à vos besoins.

Le Post Mortem est un outil d’aide à la gestion de projet. Utilisé à la fin de chaque projet, il permet d’améliorer la compréhension de celui-ci à travers une discussion et un partage entre les équipes.

LE POST MORTEM

Le Post Mortem est un bilan effectué sous forme d’une discussion, durant laquelle l’équipe échange sur les doutes, les difficultés et les succès rencontrés.
En amont de votre projet vous avez constitué une équipe QA, en aval vous devez créer une équipe en charge des Post Mortem qui rencontrera le directeur de projet ainsi que toute l’équipe afin de réaliser cette étape finale.
Quelque soit la durée de votre projet, il est toujours important de réaliser un Post Mortem. N’hésitez pas à bien noter toutes les étapes marquantes pour pouvoir les restituer fidèlement.

ET CHEZ THECODINGMACHINE ?

Chez nous, peu importe le projet, nous avons six grands axes sur lesquels nous échangeons. Parmi eux on trouve :

• Une analyse chiffrée du projet : comprenant le temps, le budget. Regroupés dans un outil interne appelé la Time Machine
• Le retour sur le QA réalisé en début de projet
• Un point sur les techniques : la stack du projet et sa maîtrise
• Les points fonctionnels: la compréhension du métier du client avec un retour d’expérience côté équipe comme côté client
• Les problèmes rencontrés, et les solutions mises en place mais afin de discuter des erreurs pour ne pas les reproduire
• Le sentiment général de toutes les parties prenantes du projet

Afin de toujours offrir à nos clients la meilleure expérience possible, nous développons de nouvelles méthodes de communication interne :

• «La suite » : identification de potentiels rebonds des futurs projets, afin d’accompagner notre équipe commerciale
• Le partage du compte rendu: réaliser un document de référence, dynamique, sur lequel nous trouverons toutes les discussions et les points précédemment cités. Ainsi, vous aurez toujours une trame de tous les projets et de toutes les solutions aux problèmes rencontrés.

POUR ALLER PLUS LOIN DANS LE POST MORTEM ?

Certains projets peuvent durer plusieurs mois, c’est pourquoi il est important d’échanger régulièrement sur la vie du projet avec toute votre équipe.
Nous préconisons de vous prêter à l’exercice au moins une fois par semaine, cela vous permettra de faire des bilans et des mises à jour régulières.
Il y a trois règles à respecter :

1. Parlez avec franchise des erreurs que vous avez commises ou des difficultés que vous rencontrez. Vous trouverez toujours une personne qui saura répondre à votre besoin. Par exemple, si vous avez une surcharge de travail, dites-le à votre directeur de projet pourra vous alléger votre tâche.
2. Ne cherchez ni coupable ni d’excuse: cela permettra de créer un climat de confiance !
3. Ne restez pas focalisé sur vos problèmes et concentrez-vous sur des solutions pour aller de l’avant.

LE PARTAGE

Grâce à ces nouvelles actions au sein de votre entreprise, vous allez pouvoir mettre en avant les savoirs et les connaissances acquis tout au long du projet et améliorer l’entraide entre vos équipes.
En plus des points par équipe, nous vous recommandons d’en réaliser avec toute l’entreprise. C’est pourquoi chez TheCodingMachine, après nos formations du vendredi nous avons mis en place un lightning talk de 5 à 10min pour échanger tous ensemble des problèmes rencontrés et des solutions trouvées sur les différents projets. De plus, cela permet aux équipes techniques comme aux fonctions supports, de prendre connaissance des projets en cours.
Nous apprenons énormément grâce à tous nos projets. Et nous apprenons encore plus lorsque nous partageons nos connaissances. Réaliser un Post Mortem vous permettra de comprendre que nous pouvons tous apprendre les uns et des autres.