Livre Blanc
Réussir votre Plan de Transformation Digitale
Dans ce guide, découvrez les différentes étapes pour réussir un plan de transformation digitale :
- Dresser le bilan de votre système d'information
- Faire un benchmark
- Valider votre roadmap
- Définir une architecture technique cible
- Mettre en place votre équipe digitale
Introduction
Aujourd’hui, vous ne disposez peut-être pas d’un système d’information très développé. La plupart de vos outils sont des logiciels du marché et certains commencent à vieillir. Ou bien l’équipe en charge du système d’informations est récente et n’est pas forcément en charge des projets digitaux. Les lignes métiers ne disposent pas vraiment non plus de compétences particulières pour prendre en compte le digital dans leur feuille de route. Bref, comme de nombreuses entreprises, vous êtes un peu en retard sur le sujet et vous voulez le reprendre en main !
Pas de panique, ce document va vous aider à définir et plus tard mettre en œuvre votre plan de transformation digitale. Il détaille les différentes étapes, les travaux associés ainsi que l’organisation envisagée. Il vous permettra d’actionner tous les leviers améliorant la création de valeur :
- Optimisation de votre SI
- Transformation digitale des processus métiers,
- Amélioration de la performancedes collaborateurs,
- Opportunités de développement sur de nouvelles verticales business.
Si pour le moment vous êtes pris au dépourvu, c’est aussi une opportunité de lancer de nouveaux outils performants avec une équipe digitale montant progressivement en compétence. Ce plan de transformation est certainement l’occasion de remodeler certains processus chronophages ou mettant à risques certaines lignes métiers.
Pourquoi établir un plan de transformation digitale?
Au fur et à mesure des années, le SI et son écosystème se complexifient. Il devient de plus en plus difficile de maîtriser son évolution : certains outils se sont greffés de manière sauvage, certaines applications perdurent et puis, beaucoup de processus ont été dématérialisés.
Depuis quelques années, le digital a apporté aussi beaucoup d’évolutions techniques : mobile, intelligence artificielle ou bien encore des bases de données plus performantes. Le digital a donc permis de proposer plus facilement de nouvelles offres en permettant par exemple d’intégrer des partenaires ou en rendant les clients plus autonomes dans leur choix.
Bref, un plan de transformation digitale permet d’y voir plus clair, de gérer cette complexité croissante et de prévoir des éléments qui deviennent clés pour votre future compétitivité comme par exemple :
- Faire travailler les clients à votre place : proposer des espaces connectés où les clients peuvent accéder à votre SI,
- Intégrer les relations avec les partenaires pour fluidifier les interactions,
- Ou encore proposer de nouvelles offres.
Synthèse de la méthode ?
Les objectifs de votre plan de transformation sont généralement de mettre en place une organisation efficace autour du digital :
- Définir une architecture technique cible évolutive,
- Établir les bonnes approches/méthodologies,
- Identifier les projets à démarrer rapidement pour lancer la transformation et impliquer les collaborateurs,
- Recenser les compétences en interne pour mettre en œuvre les projets,
- Diffuser une culture digitale en interne.
Pour remplir ces objectifs, vous devez avoir un plan ! Afin de prendre en compte tous les aspects de ce plan, il y a quatre étapes simples :
1– CHECK – Faire le bilan des assets SI et digitaux actuels : ce qui fonctionne bien, moins bien, les éventuelles situations de dettes techniques, votre positionnement par rapport au marché…
2- SETUP – Définir l’ambition de votre transformation digitale : pourquoi le faites-vous, à quel horizon, quel budget investir, besoins actuels des utilisateurs, vision des différentes BU…
3- PLAN – Concevoir la roadmap du plan de transformation et faire les bons arbitrages pour tenir compte des budgets et délais qui vous sont alloués.
4– LAUNCH – Mettre en place la gouvernance, le pilotage opérationnel, les équipes et démarrer les premiers projets !
1. Phase de check
1. Phase de check : la première étape du plan de transformation digitale
1.1 Dresser un premier bilan
Avant de se lancer dans un projet de transformation digitale, il est nécessaire d’avoir une vision claire sur les outils utilisés et d’analyser l’ensemble des applications métier (desktop et mobile) afin de produire un bilan fonctionnel exhaustif.
1.2 Faire un benchmark
Pour connaître les sujets sur lesquels vous êtes en avance et ceux sur lesquels vous devez vous mettre à niveau, vous pouvez renseigner sur les pratiques des concurrents.
2. Phase de setup
2. Phase de setup
2.1 Définir l’ambition du projet de transformation digitale
Votre plan doit contribuer aux objectifs stratégiques de votre entreprise en termes de développement ou de rationalisation. Vous devez donc chercher à comprendre comment la vision business est partie intégrante de votre plan de transformation digitale.
2.2 Quelques idées
Parmi les objectifs d’un plan de transformation digitale :
- Améliorer l’expérience client,
- Offrir un meilleur environnement aux collaborateurs : avec des outils de travail collaboratif comme Slack ou Workadventu.re
- Accélérer la digitalisation des produits et services,
- Mettre en place un marketing efficace,
- Réduire son time-to-market,
- Améliorer le pilotage de son entreprise.
3. Phase de plan
3. Phase de plan de transformation digitale
3.1 Valider votre roadmap
Il s’agit de concevoir un nouvel environnement digital idéal. Pour cela, pour chaque ligne métier, des ateliers devront être menés afin de déterminer l’ensemble des possibles et des besoins.
Les projets devront ensuite être estimés en termes de coûts, délais et de gains possibles. Ce classement va vous permettre de déterminer quels sont les projets prioritaires : votre roadmap.
3.2 Bonnes pratiques
- Veillez à ne pas créer d’attentes que vous ne pourriez pas satisfaire.
- Faites attention au rapport entre l’investissement nécessaire et les gains attendus.
- Prenez le temps de partager et valider votre roadmap notamment avec votre Président ou le board, pour embarquer la direction.
3.3 Définir une cible technique
Pour mettre en place un stack simple, robuste et réutilisable, vous devez proposer une architecture technique cible qui permettra à l’équipe digitale de monter en compétence rapidement.
En général, cette cible dépend de plusieurs facteurs : compétences internes des équipes, technologies utilisées sur les derniers projets, etc.
4. Phase de launch
4. Phase de launch
4.1 Définir la gouvernance du plan de transformation digitale
L’instance de gouvernance de votre projet digital devra notamment :
- organiser le plan : arbitrer sur les différents projets à lancer et leur séquencement,
- suivre l’avancée du plan,
- gérer les risques,
- communiquer régulièrement sur les avancées du projet,
- gérer le changement en s’assurant que la transformation est bien vécue par les équipes, les clients, les partenaires et en mettant éventuellement en place des formations adaptées.
4.2 Mettre en place votre team digitale
Pour mener à bien votre plan de transformation digitale, une équipe digitale réunissant à la fois des compétences métiers et techniques devra être montée. Elle aura notamment la charge de diffuser la ‘nouvelle’ culture digitale permettant :
- L’amélioration continue des projets de votre entreprise,
- L’alignement technique/digital aux enjeux business,
- La maîtrise des coûts.
3. Phase de plan
3.1 Valider votre roadmap
Vous allez commencer à concevoir un nouvel environnement digital idéal. Pour chaque ligne métier, des ateliers seront menés afin de déterminer l’ensemble des possibles : arrêt d’applications, améliorations des projets existants ou nouveaux projets. L’objectif de ces ateliers sera de comprendre finement les besoins à la fois des Directeurs mais également des Utilisateurs.
Mettez en parallèle de ces besoins l’ensemble du périmètre des applications existantes. Cela vous permettra d’identifier les manques, les synergies entre les outils de différentes BU, les points de frustration des équipes etc.
Une fois que vous avez animé ces ateliers, les projets de ce nouvel écosystème doivent être estimés en termes de coûts, délais et de gains possibles. Ce classement va vous permettre de déterminer quels sont les projets prioritaires : votre roadmap.
Note : n’hésitez pas à vous faire aider par la DSI ou un prestataire pour avoir des estimations fiables.
| MÉTHODOLOGIE LIVRABLES
ESTIMATION |
Animer un ou deux ateliers par BU/métier |
| Synthèse des ateliers Roadmap | |
| Fonction de la taille du SI |
3.2 Bonnes pratiques
- Le plan de transformation digitale est parfois une boite de Pandore, vous allez certainement avoir des personnes qui espèrent beaucoup de ce plan, c’est bien ! Mais prenez garde à ne pas créer d’attentes que vous ne pourriez satisfaire.
- Votre plan de transformation devra prendre en compte la santé financière de votre entreprise afin que vous soyez sûr de pouvoir maintenir l’effort dans le temps.
- Il faut porter une grande attention au rapport entre l’investissement nécessaire et les gains attendus. En effet, de nombreux plans de transformation ne tiennent pas leurs promesses (soyez prudents).
- Enfin prenez le temps de partager et valider votre roadmap notamment avec votre Président ou le board. Il faut réussir à embarquer la direction.
3.3 Définir une cible technique
En parallèle, vous (ou vos équipes IT) devez proposer une architecture technique cible visant à mettre en place une stack simple, robuste et réutilisable pour l’ensemble des projets. Cette architecture technique cible permettra à l’équipe digitale de monter en compétence rapidement.
En général, cette cible dépendra de plusieurs facteurs : compétences internes des équipes, technologies utilisées sur les derniers projets. L’erreur en général est de mettre en œuvre des technologies trop complexes ou trop coûteuses souvent pleines de promesses mais qui sont souvent inadaptées !
Ensuite cette architecture pourra dépendre des types de projets. Par exemple, si vous souhaitez développer une application mobile, l’architecture ne pourra pas être la même que pour le web (en général). Tentez malgré tout de garder une certaine cohérence technologique pour que vos équipes puissent évoluer d’un projet à un autre facilement.
4. Phase de launch
Note : dans cette phase, il n’y a pas de livrable particulier.
4.1 Définir la gouvernance
Mettre en place une instance de gouvernance de la transformation digitale est indispensable pour suivre la bonne exécution de votre plan. Cette instance aura beaucoup de rôles :
- L’ORGANISATION DU PLAN : arbitrer sur les différents projets à lancer et leur séquencement,
- LE SUIVI : responsable de la production et du suivi des indicateurs de la transformation : économies et gains attendus à travers les différents projets (mise en place de tableaux de bord), suivi planning des projets, budgets…
- LA GESTION DES RISQUES : il s’agit aussi de trouver des mécanismes organisationnels pour remonter à cette instance les alertes et la manière dont sont gérés les risques…
- LA COMMUNICATION : la forme et la fréquence doivent être adaptées en fonction de chaque organisation mais communiquer régulièrement sur les avancées permet de créer de l’adhésion autour de cette transformation et rassurer le Board.
- LA GESTION DU CHANGEMENT : il s’agit de déterminer comment la transformation est vécue par les équipes mais également par les clients, les partenaires et quelles actions de formation sont envisageables. Il pourra aussi s’agir de mettre en place des points de mesure de l’adoption par exemple.
Identifiez les personnes qui peuvent décider et agir sur ces sujets et tentez de réunir le moins de personnes possibles pour que les réunions soient efficaces.
4.2 Mettre en place votre team digitale
En parallèle, une équipe digitale réunissant à la fois des compétences métiers et techniques devra être montée. Elle aura la charge de diffuser cette ‘nouvelle’ culture digitale permettant :
- L’amélioration continue des projets de votre entreprise,
- L’alignement technique/digital aux enjeux business,
- La maîtrise des coûts.
Cette équipe devra aussi formaliser un reporting pour l’avancement de chaque projet, la gestion des coûts et la gestion des risques pour l’instance de gouvernance.
Conclusion
Un plan de transformation digitale est avant tout une réelle opportunité de préparer votre organisation à se positionner sur de nouvelles opportunités. Mais c’est aussi une manière d’insuffler un nouvel élan : diffuser une culture un peu plus agile et plus orientée vers le client. Il s’agit aussi de proposer un environnement de travail performant et agréable à vos collaborateurs. On vous souhaite évidemment de réaliser tous ces objectifs !
Maintenant, si vous avez des remarques sur ce livre blanc, nous serions ravis d’échanger avec vous. Si vous avez aimé ou que ce document vous a été utile, n’hésitez pas à nous laisser un commentaire et à nous suivre sur les réseaux sociaux !
