Airtable : une base de données no code

Associant les fonctionnalités d’une feuille de calcul à celles d’une base de données, Airtable est un outil no code qui permet de stocker, classer et partager un grand nombre d’informations.

Doté de nombreux templates et applications, Airtable permet des utilisations très variées : création d’un formulaire, suivi de projet, production de films, catalogue de produits, calendrier de contenu, gestion des stocks et CRM sur-mesure. Il couvre ainsi un grand nombre de besoins et s’adresse à des entreprises et des secteurs très différents. Autant de raisons de s’intéresser à cette solution no code.

Présentation de la solution no code Airtable

Les concepts clés d’Airtable

Les fields : ils correspondent aux colonnes de la base dans Airtable. Les fiels permettent de créer des liens entre deux tables. Par rapport à une base de données classique, Airtable propose une plus grande variété de fields (checkbox, Formula, Rollup, etc.).

Les views : elles permettent d’afficher la donnée de manière différente, soit en créant plusieurs views du même type pour segmenter les données et ainsi simplifier les interfaces, soit en utilisant différents types de views (calendrier, Kanban, GANTT, etc.).

Les automations : elles mettent à jour automatiquement les informations et assurent la cohérence de la donnée entre les différentes tables et views par exemple.

Les interfaces : c’est de la dataviz. Cela peut même aller plus loin, car les interfaces peuvent se comporter comme un front. L’objectif est de faire de l’affichage dynamique de données en provenance de la base créée.

Les extensions : il en existe beaucoup. Parmi celles développées par Airtable et testées par TCM : Page Designer, pour générer des PDF et faire du publipostage basé sur les fields de la base, Dedupe, pour gérer les doublons, Scripting, pour coder des scripts en JS et intégrer des données d’API tierce notamment.

Les tools : deux outils sont proposés par Airtable : Manage fields qui est un gestionnaire avancé des droits, et Insights qui est un outil d’analyse des actions des collaborateurs et des données saisies.

Pourquoi utiliser Airtable ?

Airtable présente de nombreux atouts :

Il permet à des équipes métiers de prendre la main sur les données et de les impliquer dans des projets techniques. Il contribue ainsi à mobiliser toutes les équipes sur des projets.

Il permet de rassembler toutes les données sur un seul et même outil et permet ainsi d’avoir une vision globale des informations.

Il offre des possibilités de uses-cases quasi infinies pour toutes les entreprises et toutes les activités.

Il propose énormément d’intégrations possibles.

Lorsque l’outil est maîtrisé et qu’on a acquis les bonnes pratiques, on peut les appliquer dans un très grand nombre de projets différents.

Quels sont les inconvénients d’Airtable ?

Airtable est un outil no code presque trop riche. Il existe tellement de possibilités que si on ne part pas d’un template, il est difficile de savoir quoi faire et par où commencer.

Airtable a un fonctionnement qui lui est propre. Les réflexes acquis sur Excel ou Sheets ne marchent pas toujours. Il faut donc s’acculturer à ce nouvel outil.

Il existe un risque élevé de perte de contrôle de la donnée du fait des nombreux points d’entrée et des automations multiples. Il est donc nécessaire de prendre le temps de paramétrer et gérer les droits, surtout si beaucoup de collaborateurs sont amenés à aller sur l’outil et mettre à jour de la donnée depuis des endroits différents.

L’abonnement est assez cher : 20 $ par mois et par utilisateur avec des droits d’édition.

Il faut être vigilant aux enjeux du RGPD et à la protection des données personnelles. Lors du choix de l’abonnement, il faut donc vérifier où sont hébergées les données (Etats-Unis ou Europe).