• Projets

Cahier des Charges Logiciel : Conseils et Modèle

Qu’est-ce qu’un cahier des charges logiciel

Le succès d’un projet informatique repose avant tout sur une compréhension commune et partagée des objectifs à atteindre par l’ensemble des parties prenantes. Le cahier des charges logiciel agit comme le véritable plan de vol de cette entreprise numérique, structurant la vision globale du projet.

Définition

En bref, c’est la feuille de route de votre projet d’application. C’est le document qui met tout le monde d’accord (le client et l’équipe de développement) sur ce qui va être construit.

Pour ne rien oublier, il répond simplement à trois grandes questions :

• À quoi ça sert ? (Le volet Fonctionnel) Qu’est-ce que l’utilisateur va pouvoir faire avec l’application (Ex: créer un compte, ajouter au panier, générer une facture). C’est la traduction de votre idée en fonctionnalités concrètes.
• Comment on le fabrique ? (Le volet Technique) Quels outils informatiques va-t-on utiliser. Comment sécuriser les données et où héberger l’application. C’est la boîte à outils des développeurs.
• Comment on s’organise ? (Le volet Gestion de Projet) Combien ça coûte. Quand est-ce que ça doit être prêt. Quelles sont les grandes étapes de livraison.

Le but final : Ce n’est pas de la paperasse administrative pour faire joli. C’est l’outil de base pour transformer votre idée en un vrai logiciel qui fonctionne, sans mauvaise surprise. 

Pourquoi rédiger un cahier des charges logiciel

Tout d’abord, il permet de sécuriser votre budget et vos délais. Si vous voulez un prix ferme et une date de livraison précise, ce que l’on appelle un projet « au forfait », le prestataire doit savoir exactement ce qu’il a à faire.

Cet exercice force toutes vos équipes, qu’il s’agisse de la direction, du marketing ou de la technique, à s’entendre sur ce qu’elles veulent avant même que les développeurs ne commencent à coder. Changer d’avis en cours de développement coûte beaucoup plus cher que de modifier une simple phrase sur un document texte.

Enfin, ce document servira de « juge de paix » au moment de la livraison. À la fin du projet, pour savoir si le travail est bien fait, on ne peut pas se baser sur des impressions subjectives du type « je voyais ça autrement ». On se base sur le cahier des charges.

Les étapes clés pour rédiger un cahier des charges logiciel

Collecte des besoins et analyse fonctionnelle

L’erreur la plus courante au début d’un projet est de vouloir imaginer tout de suite la solution technique au lieu de se concentrer sur le problème à résoudre. Demander à avoir un bouton d’une couleur spécifique sur un écran n’est pas un besoin métier.

Le véritable enjeu, c’est par exemple de faire en sorte que vos équipes puissent valider une commande complexe en moins de trois secondes.

Pour savoir exactement ce qu’il faut construire lors de cette conception, il est indispensable de se plonger dans le quotidien de ceux qui vont utiliser l’application. Il faut d’abord regarder ce qui existe déjà, comme les innombrables fichiers Excel, les vieux logiciels ou les tâches manuelles interminables, afin de repérer ce qui frustre vos collaborateurs et leur fait perdre du temps.

La meilleure méthode consiste ensuite à observer directement les utilisateurs sur le terrain. En organisant dans la foulée des ateliers de réflexion avec les personnes concernées, ces observations font très souvent émerger d’excellentes idées pour automatiser des tâches fastidieuses et simplifier la vie de tout le monde.

Enfin, une fois que l’on a bien compris et validé tout cela, on traduit ces informations par écrit en situations très concrètes.

Spécifications techniques et contraintes

Transformer vos besoins métiers en langage informatique est une étape charnière. L’objectif de cette phase est tout simplement de donner aux architectes et aux développeurs un plan de construction clair et solide, garantissant que votre application tiendra la route sur le long terme.

Dans ce document, le choix des technologies ne se fait jamais au hasard ou selon la simple préférence d’un développeur. Que l’on utilise des outils reconnus et robustes comme Symfony, Laravel, Vue.js ou React, la décision doit toujours être justifiée par la fiabilité, la performance et la facilité de maintenance de votre application. Dans notre approche, s’orienter vers des technologies standards et ouvertes (Open Source) est d’ailleurs une priorité : c’est la meilleure garantie pour vous d’avoir un outil qui évoluera bien dans le temps, tout en vous assurant d’être le véritable et unique propriétaire de votre code source.

La sécurité des données et le respect de la réglementation ne sont pas non plus des options que l’on ajoute à la fin du projet. Il est non négociable de définir, dès la conception, comment les informations seront protégées pour respecter le RGPD, et de déterminer avec précision qui aura le droit d’accéder à quoi au sein de votre futur système.

Enfin, le cahier des charges doit aussi anticiper la manière dont ces différents systèmes vont s’échanger des informations de façon fluide, tout en s’assurant que l’application restera rapide même si de très nombreux utilisateurs s’y connectent en même temps.

Définition du périmètre et des livrables

Au forfait

Dans le cadre d’un projet au forfait, la règle d’or chez The Coding Machine est de ne jamais écrire une ligne de code sans savoir exactement où l’on va. C’est pourquoi cette approche commence toujours par une phase de conception approfondie qui génère des livrables préparatoires très concrets. Avant même le développement, nous vous remettons un dossier complet comprenant les maquettes visuelles de vos futurs écrans, un document d’architecture technique expliquant les choix technologiques, ainsi que les spécifications détaillant chaque action possible dans l’application.

Ce travail s’accompagne d’un chiffrage précis, fonctionnalité par fonctionnalité, pour respecter votre budget.

En régie

À l’inverse, lorsque nous collaborons en régie avec une équipe agile dédiée, la notion de livrable se transforme pour devenir continue. Puisque le périmètre n’est pas figé à l’avance, il n’y a pas de lourd dossier de conception exhaustif à valider avant de démarrer. Le principal livrable, c’est le logiciel lui-même, qui grandit sous vos yeux.

À la fin de chaque cycle de développement, généralement toutes les quatre semaines, l’équipe vous livre une nouvelle version testable de l’application, enrichie des dernières fonctionnalités que vous avez jugées prioritaires. Vous avez un accès direct et permanent au code source, aux environnements de test et aux tableaux de suivi, ce qui vous garantit une transparence totale sur le travail de l’équipe au quotidien.

Validation, suivi et évolutions du cahier des charges logiciel

La gestion du cahier des charges va dépendre du modèle d’accompagnement que vous avez choisi comme dit plus haut. 

Si nous avons opté pour un projet au forfait, le document devient votre contrat définitif. Il est strictement figé au moment de la signature pour garantir votre budget et vos délais. Si vous souhaitez ajouter ou modifier une fonctionnalité majeure en cours de route, c’est tout à fait possible, mais cela demandera une nouvelle estimation.

À l’inverse, si nous travaillons de manière agile avec une équipe dédiée en régie, le cahier des charges logiciel est beaucoup plus souple. Il sert de base de départ et se transforme en une liste de tâches vivante. Lors de nos réunions régulières de suivi, nous pourrons ensemble ajuster ou reprioriser ces éléments en fonction de l’évolution de vos besoins ou des retours de vos utilisateurs.

Enfin, quelle que soit la méthode choisie, ce document reste votre meilleur allié au moment de tester l’application finale. Lors de cette phase de vérification, que l’on appelle la recette, le cahier des charges nous permet de contrôler point par point que le logiciel livré fait très exactement ce qui était prévu, d’identifier d’éventuels bugs à corriger, et de valider officiellement que le travail est terminé. 

Modèle et exemples de cahier des charges logiciel

Exemple de structure de cahier des charges logiciel

Les grandes parties du document	Ce qu’il faut y rédiger concrètement	L’objectif de cette section
1. Présentation du projet et de la réponse attendue	Une présentation exhaustive de votre société, incluant son histoire, ses valeurs, ses objectifs et son business model.  Vous devez également y décrire le contexte du projet, les enjeux, ainsi que vos contraintes internes, qu’elles soient budgétaires, temporelles ou liées à vos ressources humaines.	Cadrer la réponse de votre prestataire en lui permettant de bien comprendre qui vous êtes et quelles sont les limites de votre projet, tout en lui indiquant précisément le format de réponse que vous attendez de sa part (devis, planning, préconisations).
2. Description fonctionnelle	La liste de toutes les fonctionnalités souhaitées, mises en situation selon les parcours de vos utilisateurs.  Ces besoins doivent être hiérarchisés, organisés par grands blocs fonctionnels (front-office, back-office), et idéalement illustrés par des schémas simples ou des wireframes .	Donner une réalité tangible à votre idée pour maîtriser le périmètre de l’application. C’est cette précision qui permet au prestataire de chiffrer correctement le travail sans risquer de dérives futures.
3. Migration et Intégration	L’inventaire précis des données existantes (contenus, fiches clients) qu’il faudra récupérer et transférer sur le nouveau système. C’est également ici qu’il faut décrire les éventuels logiciels tiers avec lesquels le site devra communiquer, comme votre outil de facturation ou vos réseaux sociaux.	Anticiper les défis techniques liés à la communication entre vos différents outils et garantir qu’aucune information capitale ne sera perdue ou altérée lors de la mise en ligne.
4. Solution technique	Vos exigences spécifiques concernant l’architecture cible, comme l’utilisation d’un CMS précis, d’un environnement serveur particulier (LAMP, Windows), ou vos contraintes d’hébergement. Cette partie inclut aussi vos attentes en matière d’adaptation aux supports mobiles (responsive) et de référencement naturel.	Mettre en place le bon socle technologique pour assurer la pérennité et la solidité de votre plateforme numérique sur le long terme, tout en facilitant son acquisition de trafic.

Pourquoi confier la réalisation de son cahier des charges logiciel à un expert

Vous connaissez votre métier sur le bout des doigts, c’est une évidence. Cependant, traduire ce savoir-faire en un plan de construction informatique rigoureux ne s’improvise pas. Sans le recul et l’œil critique d’un expert technique, il est très facile de passer à côté de détails essentiels.

Avantages de l’accompagnement par un prestataire spécialisé

Chez The Coding Machine, agence de développement d’applications web et mobile, cet accompagnement prend concrètement la forme d’ateliers de co-conception interactifs réunissant vos équipes et nos experts. Ces sessions permettent de structurer votre projet autour de trois axes majeurs :

• Se concentrer sur les vrais utilisateurs : L’objectif n’est pas d’acquiescer à toutes vos demandes, mais de challenger vos idées en se basant sur vos cibles réelles. En établissant des profils types, ou « personas », nous nous adressons directement à vos utilisateurs pour optimiser leur expérience et vérifier que chaque fonctionnalité répond à un besoin concret.
• Visualiser l’interface rapidement : Au cours de ces échanges, nous décrivons ensemble les chemins de navigation de vos futurs visiteurs. Pour rendre la démarche tangible sans écrire une ligne de code, nous utilisons de simples dessins ou schémas pour concevoir l’agencement des futurs écrans.
• Trier et prioriser les besoins : Cette confrontation directe avec la réalité permet de faire les bons choix d’architecture logicielle. Face aux contraintes budgétaires ou de timing, nous vous aidons à hiérarchiser et prioriser rigoureusement vos besoins fonctionnels pour éliminer le superflu.

Erreurs à éviter lors de la rédaction

L’analyse des projets informatiques en difficulté nous a montré que les mêmes erreurs se répètent très souvent lors de la rédaction du cahier des charges logiciel. Pour garantir le succès de votre application avec notre approche pragmatique, voici les principaux pièges à contourner absolument.

La première erreur, et la plus courante, est de confondre votre besoin métier avec la solution technique. Il ne faut pas transformer votre document en un simple recueil de fonctionnalités que vous auriez observées sur un outil du marché. L’idéal est de décrire très précisément l’objectif que l’utilisateur cherche à atteindre à chaque étape de son parcours. Par exemple, exprimez le fait que l’utilisateur veut pouvoir naviguer dans sa langue maternelle, et laissez nos experts imaginer la meilleure interface pour y parvenir.

Le deuxième grand danger est de perdre le contrôle de votre périmètre. Vouloir tout construire d’un coup, en imaginant une application tentaculaire dès le premier jour, est la cause numéro un des dérapages budgétaires et des projets à rallonge. C’est pour cela que chez The Coding Machine, nous insistons toujours sur la hiérarchisation et la priorisation de vos besoins fonctionnels. Il est indispensable de se concentrer d’abord sur ce qui apporte réellement de la valeur.

Ensuite, concevoir votre outil en vase clos, uniquement entre décideurs, est le meilleur moyen de créer un logiciel que personne ne voudra utiliser. Il ne faut jamais oublier vos utilisateurs finaux. C’est en segmentant les profils de vos cibles, en établissant des personas et en comprenant ce qu’ils veulent vraiment trouver sur votre plateforme que l’on crée une expérience utile et adoptée par tous.

Enfin, rester flou sur vos contraintes techniques et opérationnelles est un piège redoutable. Si vous ne décrivez pas précisément les données qui doivent être migrées, les systèmes tiers avec lesquels l’application doit communiquer, ou encore vos exigences en matière d’hébergement, ces éléments ne pourront tout simplement pas être chiffrés correctement par le prestataire.

Questions fréquentes sur le cahier des charges logiciel

Publié le 27 février 2026

---